Teleconference

1. Pengertian Teleconference

Teleconference atau telekonferensi atau teleseminar adalah komunikasi langsung di antara beberapa orang yang biasanya dalam jarak jauh atau tidak dalam satu ruangan dan dihubungkan oleh suatu sistem telekomunikasi.

teleconference adalah pertemuan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang dilakukan melewati telefon atau koneksi jaringan. Pertemuan tersebut bisa menggunakan suara (audio conference) atau menggunakan audio-video (video conference) yang memungkinkan peserta konferensi saling melihat dan mendengar apa yang dibicarakan, sebagaimana pertemuan biasa. Dalam telekonferensi juga dimungkinkan menggunakan whiteboard yang sama dan setiap peserta mempunyai kontrol terhadapnya Jadi, juga berbagi aplikasi.

Sistem telekomunikasi dapat mendukung teleconference karena menyediakan satu atau lebih dari berikut ini: audio, video, dan / atau layanan data oleh satu atau lebih berarti, seperti telepon, komputer , telegraf, teletip, radio, dan televisi.

Di Indonesia, terdapat beragai layanan teleconference melalui telepon baik fixed maupun mobile (Audio Conference) yang mempunyai kemampuan untuk melayani percakapan sampai 30 pemanggil dalam satu konferensi. Jumlah peserta dapat diatur sesuai dengan keinginan penyelenggara konferensi. Sistem conferenceatau konferensi juga bisa dilengkapi dengan PIN (Personal Identification Number) sehingga menjamin kerahasiaan suatu konferensi dari pemanggil yang tidak diundang dalam telekonferensi atau teleconference tersebut.

2. Videoconferencing

Videoconferencing adalah salah satu teknologi telekomunikasi yang menawarkan banyak manfaat dan kemudahan dalam rangka penyelenggaraan Rakor Litbang Pertahanan yang diselenggarakan secara periodik untuk mengkomunikasikan hasil-hasil penelitian dan dalam rangka perencanaan serta pengambilan keputusan para pimpinan institusi litbang dan peneliti yang terkait. Dalam naskah ini akan dikaji kelayakannya untuk dimanfaatkan dalam rangka memberikan dukungan terhadap penyelenggaraan Rakor Litbang Pertahanan tersebut.

Pada umum teknologi telekomunikasi dianggap mampu meningkatkan produktifitas kerja. Dengan penerapan dan optimalisasi penggunaan teknologi telekomunikasi dalam membantu sistem manajemen institusi maka akan memberikan situasi kerja yang efektif dan produktif, yang tidak terbatas pada dimensi ruang dan dimensi waktu1. Selain itu teknologi telekomunikasi dianggap bisa memangkas jalur birokrasi yang sangat menyulitkan dalam efisiensi kerja, waktu dan optimalisasi sumber daya manusia. Salah satu teknologi telekomunikasi yang akhir-akhir ini mengalami pertumbuhan yang cukup signifikan adalah teknologi videoconferencing. Videoconferencing ini memberikan manfaat dan pengaruh yang cukup signifikan karena efektif, efisien dan cepat dalam pengambilan keputusan.

Videoconferencing dapat dijadikan sebagai media yang efektif untuk meningkatkan skill dan knowledge baik karyawan atau publik sasaran melalui training yang berkualitas dengan memanfaatkan teknologi ini. Tempat-tempat training dan pelatihan akan semakin dekat dengan tempat kerja atau domisili. Mereka tidak harus meninggalkan lokasi kerja untuk mendapatkan pengetahuan baru. Transfer informasi semakin cepat dengan mengadakan link dengan kantor-kantor pusat atau pusat informasi yang lain dengan teknologi videoconferencing ini untuk mengikuti seminar atau semacamnya. Konsep “home office” yang memberikan kemungkinan bagi setiap karyawan untuk menyelesaikan tanggung jawab kerja mereka di rumah dapat terwujud. Videoconferencing dapat pula menjadi sarana bagi karyawan untuk melakukan diskusi, meeting dan kolaborasi dengan tim mereka pada lokasi yang berbeda dimana hal ini sangat membantu dalam menyelesaikan setiap masalah yang mereka hadapi secara cepat.

Begitu banyak aktifitas yang harus dilakukan dalam sebuah institusi untuk membawa institusi tersebut pada target yang ingin dicapai, demikian juga dibutuhkan banyak pertemuan dengan relasi atau calon relasi bahkan masyarakat luas untuk memperluas jaringan kerja. Dengan penggunaan teknologi video conference, target pertemuan yang telah dijadwalkan dapat terealisasi tanpa harus pergi meninggalkan ruangan kerja, tentunya hal ini merupakan hal yang sangat menguntungkan dalam pemanfaatan waktu tanpa menghabiskan banyak biaya untuk di perjalanan. Persoalan waktu adalah adalah kendala terbesar yang selama ini menjadi hambatan bagi aktivitas kerja, teknologi videoconferencing akan menjadi solusi terbaik untuk optimalisasi waktu kerja.

Dalam era kompetisi seperti saat ini, kecepatan dan ketepatan dalam mengambil keputusan sangat menentukan. Untuk institusi pertahanan yang memiliki satker yang terpisah-pisah, kendala utama dalam pengambilan keputusan adalah masalah jarak dan waktu. Sangatlah sering para pimpinan satker melakukan perjalanan yang cukup jauh untuk sekedar menghadiri rapat yang mungkin hanya berlangsung dalam hitungan jam, tetapi effort yang diberikan sangat besar.

Salah satu kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan kegiatan seminar adalah adanya jarak yang cukup jauh antara peserta yang menjadi target seminar tersebut dengan pembicara yang piawai untuk membahas materi dalam seminar tersebut. Contohnya sebuah seminar yang dilaksanakan di Jakarta, kemungkinan besar hanya dihadiri oleh peserta yang ada di Jakarta dan sekitarnya. Padahal, jika seminar ini dapat diikuti dari kota lain yang letaknya jauh tanpa harus datang ke Jakarta, akan memberikan manfaat yang besar baik bagi peserta maupun penyelenggara seminar. Salah satu solusi yang dapat ditempuh untuk mengatasi kendala ini adalah dengan menyelenggarakan seminar tersebut dengan metode Teleseminar. Teleseminar adalah seminar yang dilakukan secara teleconference yang melibatkan beberapa lokasi secara bersamaan, dimana masing-masing lokasi dihubungkan dengan media videoconferencing. Dengan sistem ini, sebuah seminar dapat diikuti oleh peserta dari beberapa lokasi sekaligus. Selain itu, pembicara juga tidak harus berada pada satu lokasi saja, tetapi dia dapat memilih di lokasi mana dia berada, sehingga seorang pembicara dapat menyampaikan materi seminar darimana saja selama dia memiliki akses ke sistem videoconferencing yang digunakan untuk Teleseminar tersebut. Dalam kaitan dengan Rakor Litbang biasanya penyelenggaraannya dilakukan secara bergiliran. Yang menjadi permasalahan utama, adalah adanya keterbatasan ruangan yang tersedia dan biaya penyelenggaraan. Hal tersebut mengakibatkan jumlah peserta dibatasi, padahal materi yang disajikan sangat diharapkan dapat sampai ke komunitas litbang dalam rangka keterpaduan perencanaan dan penelitian. Hal ini sebenarnya dapat di atasi dengan menggunakan videoconferencing. Rakor Litbang dapat berlangsung tanpa harus hadir secara fisik, sehingga kapasitas peserta yang dituju dapat tercapai atau sasaran tercapai.